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PROZESSVERBESSERUNG

Der Workflow am Beispiel „Elektronischer Drucklaufzettel“ für Druckstücke bei Finanzdienstleistern

Die Beschaffungssituation von Druckstücken bei Finanzdienstleistern unterscheidet sich von der bei anderen Artikeln. An ihr sind verschiedene Bereiche beteiligt (z.B. Fachabteilung, Marketing, Einkauf), deren jeweilige Entscheidungen innerhalb des Prozesses abgefragt werden müssen. Dies geschieht in der Regel in Unternehmen heute in Papierform durch einen Drucklaufzettel, der durch die einzelnen Instanzen weiter gereicht wird.

NACHTEILE BEIM MANUELLEN PROZESS

Diese manuelle, papiergebundene Form hat Nachteile:
Dem Prozess fehlen Transparenz und Nachverfolgbarkeit, da immer abgefragt werden muss, an welcher Stelle sich der Drucklaufzettel gerade befindet. Diese Abfrage erfolgt in der Regel telefonisch. Aus den gleichen Gründen ist ein Controlling des Prozesses schwer möglich.
Außerdem geschieht es nicht selten, dass der Drucklaufzettel auf dem Hauspostweg verloren geht.

Alle diese Faktoren stellen Zeitverluste dar.

Zudem ist das Wissen um die Artikel stark an Personen gebunden, meist an einzelne, die über "Expertenwissen" verfügen, wodurch der Prozess ins Stocken gerät, wenn diese Ansprechpartner nicht persönlich erreichbar sind (Meetings, Schulungen, Urlaub). Häufig stockt der gesamte Prozess dann schon anhand kleiner Nachfragen. Das Wissen um die Artikel ist in diesem Sinne dezentral organisiert, ebenso wie die Steuerung.

In der Praxis kommt bei der Bestellmengendefinition durch diesen insgesamt verletzlichen Prozess eine Handlungsweise zum Tragen, bei der mit "Reservemengen" operiert wird, d. h. die eigentlich notwendige Bestellmenge wird um eine Sicherheitsmenge ergänzt.
So führt mangelndes Vertrauen in den Prozess und seine Praxis realiter zu höheren Auflagen, höheren Lagerkosten und höheren Vernichtungszahlen.

Neben den Kostenaspekten stellt die grundsätzliche Verfügbarkeit bestimmter Druckstücke (insb. Antragsätze) einen geschäftskritischen Faktor dar: Durch die Unterschrift auf diesen Objekten verdient ein Finanzdienstleister Geld.

DIE LÖSUNG: "ELEKTRONISCHER DRUCKLAUFZETTEL"

Das wesentliche Mittel, um mit diesen Fragestellungen angemessen umgehen zu können, ist die schnelle und unkomplizierte Verfügbarkeit der richtigen Informationen.

Das Werkzeug "Elektronischer Drucklaufzettel" von Logis.dat tut genau das.
Der Prozess wird modelliert, so dass alle notwendigen Informationen zentral zur Verfügung gestellt werden. Als internetbasierte Software muss Logis.dat bei keinem der Beteiligten installiert werden. Der jeweilige Teilnehmer am Prozess benötigt lediglich einen Computer mit Internetzugang und Browser. Auf diesem Weg kann er sämtliche prozessrelevanten Entscheidungen online einsehen, bearbeiten und weiter leiten.

Die o.g. Nachteile der manuellen Bearbeitung werden so hinfällig mit dem Ergebnis einer optimierten Auflagen-/Lagerrelation, dem Vermeiden von Nullbeständen, sowie einer beschleunigten und qualitätsgesicherten Beschaffungssituation.

Auch die Verwaltungssituation auf Druckstückebene wird durch Logis.dat gelöst: Elektronische Druck- und Dokumentvorlagen (elektronischer Film) werden zentral gespeichert und in den Prozess integriert (Mediawarehouse). Somit entfällt die aufwendige Datensuche bei gleichzeitiger Versionskontrolle. Aufgrund der Internetstruktur entfallen jegliche Postwege: externe Lieferanten erhalten den für sie bestimmten Zugriff auf die Daten direkt. Dies minimiert den Verwaltungsaufwand und verkürzt die Zustellungszeiten der freigegebenen Daten zur Druckerei. Die Produktion kann dadurch schneller starten.
Die Versionskontrolle vermeidet Fehlproduktionen, da nur geprüfte und freigegebene Daten in den Prozess gelangen können und des Weiteren Redundanzen ausgeschlossen werden.

WIR BEHAUPTEN

Niemals haben sich Ihre Werbe-, Einkaufs- und Ihre Fachabteilungen so gut miteinander verstanden.